Acabamos de regresar de la reunión de otoño de la National Affordable Housing Management Association (NAHMA) en Washington, DC. Uno de los temas fue Fair Housing. El título de esta sesión informativa fue Oportunidades para la Discriminación y Cómo los Propietarios y Agentes accidentalmente se ponen en riesgo.

Normalmente pensamos en las oportunidades como algo bueno, pero en este caso, el panel discutió cómo los agentes propietarios se abren a presentar quejas y demandas con una capacitación inadecuada y una falta de pruebas.

Jeffrey Promnitz, CEO de Zeffert and Associates, dio un ejemplo de un empleado estelar que olvidó una solicitud de residente para mudarse a una nueva unidad. El residente tenía una nota de un médico. Sin embargo, el empleado estaba corriendo por la puerta para llegar a una clase universitaria. Se olvidó de la solicitud, y no escribió una nota para recordarse cuando regresó a la oficina. El incidente finalmente llevó a una demanda. Promnitz dice que aquí es donde la documentación es crítica.

“No quieres convertirte en el próximo caso de prueba para un caso de vivienda justa”.

Entonces, ¿cómo animamos a nuestro personal a mantenerse al tanto de algo tan simple como dejar una nota adhesiva para recordarse a sí mismos al día siguiente?

“A veces la gente no es plenamente consciente de la documentación necesaria”, dijo la panelista Iyen Acosta, asociada de Reno y Cavanaugh. “Educar a su personal para mostrar que hicimos todo lo que necesitábamos hacer.”

Acosta también sugirió reuniones regulares para revisar el día. Obtenga su personal para analizar cualquier problema o solicitud que surgió ese día. Esta reunión diaria debe incluir al personal de mantenimiento.

Promnitz le dijo a la O/As que usara el Four P’s… Post Public Policy para People.

“Crea algo para tus propiedades y publícalo en todas partes”, dijo.

La publicación pública crea una mayor probabilidad de que su personal tome la propiedad de las políticas. También va un largo camino con los investigadores.

“Demuestra que usted pone y el esfuerzo además de la capacitación de regulaciones”, dijo Acosta.

La formación es igualmente importante. La capacitación inicial a bordo permite a su personal saber por adelantado lo que tanto usted como HUD esperan de ellos.

—Entrenas a todo el mundo —señaló Promnitz—. “Especialmente cualquier persona que entra en contacto con los residentes.”