SUJETO: Orientación sobre el uso de la subvención operativa para fines del Fondo de Capital para Subvenciones Apropiadas y Asignadas para el Año Calendario 2018 y años subsiguientes.

1. Propósito. Este aviso explica cómo las agencias públicas de vivienda (PHA) que operan la vivienda pública pueden utilizar una parte de su subsidio operativo para actividades de capital, sujeto a los requisitos de HUD.
2. Fondo. En 2016, el Congreso aprobó P.L. 114-201, la Ley de Oportunidades de Vivienda a través de la Ley de Modernización de 2016 (HOTMA). La Sección 109(b) de HOTMA proporciona a las PHA flexibilidad para utilizar hasta el 20 por ciento de la Subvención Operativa de una PHA apropiada cada año para las actividades del Programa de Fondos de Capital (PPC) incluidas en la Sección 9(d) de la Ley de Vivienda de los Estados Unidos de 1937 (la Ley), siempre que la PHA plan anual de vivienda prevé dicho uso.
3. Aplicabilidad. Este aviso se aplica a todas las PHA que operan el programa de vivienda pública, excepto a las PHA que participan en el programa de demostración Moving to Work (MTW) y algunas PHA que operan menos de 250 unidades de vivienda pública. Las PHA de MTW tenían flexibilidad para utilizar fondos de la Sección 9 para fines programáticas de operación o de capital antes de la promulgación de HOTMA. Como se detalla en la Sección 10 de este aviso, las PHA que operan menos de 250 unidades de vivienda pública que no están perturbadas y no tienen necesidades de capital significativas pueden utilizar la totalidad de sus Fondos de Capital y De explotación de manera flexible, y por lo tanto los requisitos de este aviso no se aplican a esas PHA. Este aviso solo se aplica a la subvención operativa asignada y asignada a las PHA para el año calendario (CY)

1

2018 y a partir de entonces. HUD está considerando cómo llevar a cabo el uso de la subvención apropiada para los CYs 2016 y 2017, y proporcionará más orientación sobre el uso de estos fondos en una fecha posterior.

4. Resumen. Las PHA tienen la flexibilidad de utilizar hasta el 20 por ciento de su subsidio operativo anual para las actividades de la PFI a partir del CY 2018. HUD publicará la cantidad máxima de Subsidio Operativo permitido para las actividades de la PPC hacia el final de cada año de financiamiento. La subvención operativa que se utilizará para las actividades de la PPC debe permanecer en e-LOCCS.
5. Proceso y Procedimientos para PHA que utilizan CY 2018 y subvención operativa del año subsiguiente para las actividades de la PPC. Una PHA puede utilizar hasta el 20 por ciento del subsidio operativo obligado para cada año de financiación, comenzando con los fondos apropiados de CY 2018 y cada año a partir de entonces, para las actividades de la PPC utilizando el siguiente proceso de seis etapas:
   1. Paso 1: Las PHA que están obligadas a presentar un Plan Anual de PHA están obligadas a indicar su intención de usar el Subsidio Operativo para las actividades de CFP en el plan. Las PHA deben incluir esta información en el estado de recursos financieros en la plantilla apropiada del Plan Anual. Las pequeñas PHA, durante los años en que no están presentando también un Plan de 5 años, deben marcar la casilla apropiada en el formulario HUD-50077-CRT-SM, indicando que ha habido un cambio en el estado de recursos financieros desde la última presentación del Plan Anual.

      Las PHA calificadas, tal como se definen en 24 CFR 903, que no están obligadas a presentar un Plan Anual de PHA, deben hacer que la información sobre la intención de utilizar esta flexibilidad esté disponible para la audiencia anual requerida. Las PHA que opten por utilizar su Subsidio Operativo para las actividades de la PPC deben seguir los requisitos legales y reglamentarios, incluidos los relacionados con la realización de audiencias públicas, la consulta de la Junta Consultiva residente, el examen de los comentarios, la junta aprobación y revisiones ambientales.

   2. Paso 2: Antes de que HUD le informe de la cantidad máxima de subsidio operativo disponible para las actividades de la PPC (véase el paso 3), tanto a nivel de la PHA como a nivel del proyecto, la PHA estimará, a efectos de planificación, la cantidad de subsidio operativo que se utilizará para la PPC Actividades. Sobre la base de esa estimación, las PHA deben planificar a lo largo del año la cantidad de subsidio operativo que pretenden utilizar para las actividades de la PPC. La PHA puede estimar cualquier cantidad de Subsidio Operativo para las actividades de la PPC en cualquier proyecto, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

      1) la subvención de funcionamiento que se utilizará para las actividades de la PPC en todos los proyectos no exceda del importe máximo del 20 por ciento permitido a nivel de la AEP; Y

      2) la subvención operativa que se utilizará para las actividades de la PPC en cualquier proyecto no excederá el monto total de la subvención de funcionamiento de ese proyecto.

      La subvención operativa que se utilizará para las actividades de la PPC debe permanecer en e-LOCCS. Si una PHA reduce demasiado de su subvención de funcionamiento de 1000 BLI cada mes, es posible que no tenga fondos suficientes restantes en e-LOCCS cuando HUD calcule la autoridad máxima (como se describe en el paso 3 a continuación), que tendrá lugar hacia el final de la

2

Año calendario. Las PHA deben tener en cuenta que cualquier subvención operativa extraída de e-LOCCS antes de la aprobación de HUD, tal como se describe en los pasos 4 y 5, no podrá utilizarse para las actividades de la PPC.

Paso 2 Ilustración. Estimar la cantidad de subvención operativa que se puede utilizar para las actividades de la PPC a nivel de proyecto:

Todos los ejemplos1 del cuadro 1 serían formas permitidas para que un PHA presupuestase el subsidio operativo de sus proyectos para las actividades de la PPC. En cada ejemplo, a nivel de PHA (es decir, la columna “TOTAL de PHA”) la cantidad total de subsidio operativo utilizado en todos los proyectos para las actividades de la PPC es de 80.000 dólares (lo que equivale al 20 por ciento del subsidio operativo total de 400.000 dólares obligado a la ABP para todos los proyectos) o menos. Además, en cada ejemplo, el importe presupuestado en cualquier proyecto para las actividades de la PPC es igual o inferior al importe de la subvención operativa total obligada al proyecto; y al menos esa cantidad se supone que está disponible en BLI 1000 en e-LOCCs.2

C. Paso 3 – Hacia el final de cada año de financiamiento, HUD publicará el monto total de la Subvención Operativa obligada a cada PHA para el año de financiamiento e identificará el monto máximo (es decir, 20 por ciento) de subsidio operativo permitido para las actividades de la PPC.3 La información sobre la obligación de subvención operativa se publicará en la página web del Fondo Operativo: (https://portal.hud.gov/hudportal/HUD?src=/program_offices/public_indian_housing/ programas/ph/am).

Paso 3 Ilustración. Determinar la cantidad máxima de subsidio operativo que se puede utilizar para las actividades de CFP (según lo calculado y proporcionado por HUD):

1 Estos ejemplos no son una lista exhaustiva, ya que muchas otras combinaciones son posibles.
2 No se necesita ni se permite ninguna transferencia de efectivo de un proyecto a otro para el uso de esta autoridad, ya que la cantidad que un proyecto puede contribuir a las actividades de la PPC se limita a su monto total de subvención operativa obligatoria para el año.
3 Esta información no puede publicarse antes, porque la subvención total de explotación obligada no se determina hasta la obligación final del año. Generalmente, HUD anticiparía la publicación de esta información en octubre de cada año.

3

El ejemplo del Cuadro 2 a continuación muestra una PHA con tres proyectos. La fila 1 muestra la cantidad total de subvención operativa obligada a cada proyecto. La fila 2 muestra la cantidad amplia de subvención operativa de PHA que se puede utilizar para las actividades de la PPC (20 por ciento del total de la PHA).

D. Paso 4 – Después de que HUD publique la cantidad de Subsidio Operativo que se puede utilizar para las actividades de la PPC (véase el Paso 3), las PHA pueden necesitar actualizar su estimación original de la Subvención Operativa que se utilizará para las actividades de CFP y se les pedirá que creen un proyecto de Estado anual/presupuesto4 (o varios como se describe a continuación) que identifique la cantidad de subsidio operativo que la PHA utilizará para las actividades de CFP para cada proyecto en el Módulo de Planificación de Actividades del Centro de Desempeño Energético y Desempeño Energético de HUD (EPIC). Un PHA debe crear un proyecto de estado/presupuesto anual separado para cada subvención de subvención operativa en la que la APH utilizará la subvención operativa para las actividades de la PPC. El título del proyecto de estado/presupuesto anual debe coincidir exactamente con el número de subvención de la subvención del Fondo Operativo al que corresponde sin guiones u otros puntuaciones insertados.

Paso 4 Ilustración. El Cuadro 3 proporciona un ejemplo de la elección de una PHA para utilizar el Subsidio Operativo para actividades elegibles para la PPC:

• La fila 1 proporciona la cantidad total de subsidio operativo que cada proyecto se financió para un año determinado.
• La fila 2 proporciona la cantidad máxima de subsidio operativo que este PHA puede utilizar para las actividades de CFP.

  4 En el pasado, las PHA presentaron una Declaración Anual sobre el Formulario 50075.1 de HUD que describía cómo tenían la intención de gastar una subvención determinada del Fondo de Capital. En 2013 HUD publicó una regla revisada del Fondo de Capital que a veces utilizaba el término “Declaración Anual” y en otros lugares el término “Presupuesto” (24 CFR 905.300(b)(1)(ii)) para describir el mismo
  requisito de presentación. El sistema EPIC utiliza el término “Declaración Anual/Presupuesto” para reconocer el uso histórico, así como para cumplir con la regulación revisada del Fondo de Capital.

4

• La fila 3 muestra que la PHA utilizó $70,000 de subsidio operativo para las actividades de CFP en el Proyecto B. En el proyecto C, la PHA utilizó 10.000 dólares de subsidio operativo para las actividades de la PPC.
• La fila 4 muestra el monto de la subvención anual de subsidio operativo que se utilizará para los gastos elegibles del Fondo Operativo.

e. e. Paso 5 – Una vez que el presupuesto se crea en EPIC, HUD revisará el proyecto de Estado Anual/Presupuesto para asegurarse de que cumple con los requisitos descritos en este aviso. Si HUD llega a la conclusión de que el proyecto de Estado/Presupuesto Anual cumple con los requisitos del aviso, HUD creará una subvención de subvención operativa nocional en el sistema EPIC utilizando el número de subvención proporcionado en el presupuesto, así como la cantidad especificada (es decir, la cantidad de subsidio operativo que se utilizará para las actividades de CFP especificadas en el proyecto de presupuesto).

HUD completará este proceso de agregar una nueva subvención nocional en el sistema EPIC dentro de los 5 días hábiles posteriores al final del mes en el que se crea el Estado anual/presupuesto en el sistema y pasa las comprobaciones de revisión necesarias. HUD enviará una notificación por correo electrónico de la creación de los artículos de subvención en EPIC a la PHA. A continuación, la APH podrá vincular el proyecto de declaración/presupuesto anual a su subvención correspondiente y presentar el presupuesto. HUD transferirá el Subsidio Operativo en el monto indicado en el Estado/Presupuesto Anual presentado de BLI 1000 a BLI 1300.

Si HUD determina que un proyecto de Estado Anual/Presupuesto no cumple con los requisitos de este aviso, enviará una notificación por correo electrónico a la PHA indicando la razón por la que el proyecto de presupuesto no cumplió con los requisitos del aviso. HUD proporcionará más instrucciones sobre cómo lograr esto en orientación que se publicará por separado.

5

F. Paso 6 – Una vez que los fondos se transfieren a BLI 1300, las PHA deben cumplir con los requisitos de la CFP relacionados con la reducción y los gastos, tal como se detalla en 24 CFR 905.310, y otras directrices pertinentes de HUD para dichos fondos. Las PHA no pueden gastar subvenciones operativas para actividades de pPC que se extraigan de BLI 1000. Las PHA que determinen que necesitan transferir la totalidad o una parte del subsidio operativo transferido anteriormente de BLI 1300 a 1000 BLI para ser utilizados para las actividades elegibles para el Fondo Operativo pueden hacerlo después de crear una Declaración/Presupuesto Anual revisado en EPIC que contenga un monto inferior al monto del presupuesto original. En este caso, HUD trabajará con la PHA para realizar los ajustes necesarios en EPIC y LOCCS.

6. Actividades y límites de pPC elegibles para ciertas cuentas de partidas presupuestarias. Las actividades de la PPC permitidas incluyen todas las actividades elegibles en virtud del Artículo 9(d) de la Ley, con las dos excepciones siguientes.

1. Las AFE no pueden utilizar esta flexibilidad de subvención operativa como mecanismo para transferir la subvención operativa de un proyecto a otro, por lo que no se permite el uso de la partida presupuestaria “1406 – Operaciones” al presupuestar esta subvención operativa.
2. Para una PHA que opera bajo un modelo de gestión de activos, utilizando un enfoque de costo de centro de costos de oficina central (COCC)/tarifa por servicio, esta flexibilidad de subsidio operativo no permite que el COCC de la PHA cobre una tarifa adicional y equivalente de gestión del Fondo de Capital sobre el Subsidio Operativo utilizado para las actividades de CFP, ya que la PHA ya es elegible para tarifas basadas en sus operaciones. Una tasa de gestión del Fondo de Capital solo se puede cobrar a la subvención del Fondo de Capital de la PHA. Subvención de funcionamiento utilizada para las actividades de la PPC en virtud de este aviso, simplemente permanece subvención operativa con usos elegibles ampliados. Las normas en torno al cobro coCC de la PHA de una tasa de gestión de vivienda pública (es decir, el Fondo Operativo), la tasa de contabilidad y la tasa de gestión de activos permanecen sin cambios.

   Sin embargo, para todas las demás PHA (es decir, PHA de no gestión de activos o PHA de gestión de activos utilizando el modelo de gastos generales asignado), la PHA puede recuperar los costos administrativos asociados con el uso de la subvención operativa para las actividades de PPC tal como se define n.o 24 CFR 905.314(a) Costos y otras limitaciones: Costos administrativos elegibles, y 24 CFR 905.314(h)(1) Costos y otras limitaciones: Costos administrativos para PHA de gestión no de activos.

Actualmente, las cuentas BLI 1408 (Mejoras de la Administración) y 1410 (Costos Administrativos) están limitadas a un porcentaje de la subvención global de CFP. En el caso de las mejoras en la gestión, se aplican los mismos límites porcentuales reglamentarios al importe total de la subvención operativa que una aF ha identificado para su uso en actividades de la PPC, no a nivel total de subvenciones operativas. Lo mismo se aplica a los costes administrativos para las PHA de gestión de activos o las PHA de gestión de activos mediante el modelo de gastos generales asignado. Por ejemplo: El monto total del Subsidio Operativo 2018 de un proyecto es de $500,000 y el proyecto está dedicando $75,000 en Subsidio Operativo para actividades de PPC, la cantidad máxima de fondos que podría n.o asignarse a BLI 1410, que actualmente está limitada al 10%, limitada a $7,500 [0.10 (10 por ciento limitación regulatoria) X $75,000 (cantidad de

6

Subvención operativa utilizada para la actividad de la PPC)]. No serían 10.000 dólares [500.000 dólares (subvención total de explotación) X 0,20 (flexibilidad permitida del 20 por ciento) X 0,10 (10 por ciento de limitación reglamentaria)].

7. Requisitos de informes. Las AEP que utilizan subsidio operativo para actividades de la PPC cumplirán con los requisitos estándar de presentación de informes del Fondo de Capital, excepto que no presentarán documentos de cierre de subvención (es decir, Certificados de Costo de Modernización Real o Certificados de Costo de Desarrollo Real).
8. Gestión Financiera.
   1. La subvención de funcionamiento identificada para las actividades de la PPC por la PHA no está sujeta a la obligación de dos años o a los requisitos de gastos a cuatro años normalmente asociados con la subvención de la PPC de una PHA. Estos fondos siguen siendo Subvenciones Operativas con “usos ampliados”. Como subvención de explotación, deben gastarse dentro de los siete años siguientes al año de financiación del que proceden.
   2. Al implementar esta disposición de HOTMA, HUD no está creando ningún requisito de umbral para el uso de esta flexibilidad, como el cumplimiento de los coeficientes financieros mínimos o el mantenimiento de los niveles de reserva adecuados, que pueden afectar al Sistema de Evaluación de Vivienda Pública de una PHA ( PHAS) puntuación y designación. Se recomienda analizar el impacto de utilizar esta flexibilidad en su puntuación de PHAS antes de su uso.
   3. Para una PHA que opera bajo un modelo de COCC/tarifa para el servicio, el uso de esta flexibilidad podría resultar en menos exceso de efectivo en una propiedad que podría limitar la capacidad de la PHA para transferir fondos de un proyecto a otro proyecto o cobrar una tarifa de gestión de activos. Se recomienda a las PHA analizar el impacto del uso de esta flexibilidad en los cálculos de exceso de efectivo de sus proyectos antes de su uso.
   4. La cantidad obligada a cualquier proyecto de PHA no cambiará en función de la decisión de una PHA de utilizar la Subvención Operativa para las actividades de la PPC. Sin embargo, las ANP deben seguir los requisitos relacionados con la reducción de dicha subvención operativa para las actividades de la PPC, tal como se detalla en la sección 4 y 5 de este aviso y a continuación.

      Para cumplir con las reglas federales de gestión de efectivo, el Subsidio Operativo presupuestado por la PHA para las actividades de CFP no puede ser retirado de eLOCCS hasta que la PHA haya incurrido en un costo elegible y la PHA esté lista para hacer el pago. De acuerdo con las reglas federales de gestión de efectivo, una vez que la PHA ha sacado estos fondos de Subsidio Operativo para una actividad de CFP, la PHA tiene tres días hábiles para desembolsar el Subsidio Operativo (es decir, hacer el pago al proveedor/contratista).

      El Contrato de Contribución Anual (ACC) requiere que todos los Ingresos de Subvenciones Operativas y otros ingresos del programa se depositen en el Fondo General de la PHA. El uso de la subvención operativa para las actividades de la PPC no modifica este requisito. Sin embargo, una PHA debe tener en cuenta por separado el uso de esta flexibilidad de la subvención operativa de tal manera que pueda apoyar el cumplimiento del aviso. Los registros de una PHA deben mostrar que:

7

1. 1) Sólo se utilizó el Subsidio Operativo (no reservas/ingresos del programa) para la actividad de la PPC permitida;
2. 2) No más del 20 por ciento del subsidio operativo de ese año se utilizó para financiar las actividades de la PPC; Y
3. 3) El subsidio operativo se gastó de acuerdo con el presupuesto aprobado de la PHA en EPIC.

Si una PHA utiliza esta flexibilidad, debe asegurarse de que sus registros admiten las transacciones CFP de las tres maneras descritas anteriormente.

HUD recomienda que una PHA establezca cuentas subsidiarias dentro de su Fondo General para tener en cuenta el uso de la Subvención Operativa para las actividades de la PPC. El uso de cuentas subsidiarias ayudará a una PHA a realizar un seguimiento del monto, el año de financiamiento, la fecha en que se identificó el Subsidio Operativo para las actividades de la PPC y la fecha en que se pagó el gasto de CFP elegible. Esta contabilidad recomendada es similar a la utilizada actualmente para la contabilidad DE PPC.

5. Sin embargo, la subvención operativa identificada para las actividades de la PPC sigue siendo subvención de funcionamiento con usos ampliados, sin embargo, las AFE deben seguir los requisitos de 24 CFR Parte 905 al utilizar esos fondos.
6. Al igual que con los fondos de capital, las revisiones presupuestarias para el subsidio operativo que se utilizarán para las actividades de la PPC pueden ser necesarias de vez en cuando.
7. La subvención operativa que se utilizará para las actividades de la PPC conlleva una restricción adicional de la subvención operativa utilizada para las operaciones. Desde el momento en que la PHA extrae estos fondos y antes de que se realice el pago, los fondos deben ser reportados como restringidos en el cronograma de datos financieros y estados financieros de la PHA.

9. Informes del Programa de Datos Financieros (FDS). El Apéndice A de este aviso proporciona instrucciones para la presentación de informes FDS.
10. PHA con menos de 250 unidades. Las PHA que poseen o operan menos de 250 unidades que no tienen problemas y no tienen necesidades significativas de capital siguen siendo elegibles para utilizar la flexibilidad total entre la operación y los fondos de capital. Estas PHA pueden utilizar hasta el 100 por ciento de los fondos operativos otorgados en un año fiscal para mejoras de capital, o transferir el 100 por ciento de los Fondos de Capital a las operaciones, y por lo tanto están exentos de los requisitos de este aviso. Consulte el Aviso 2016-18 del PIH “Orientación sobre la flexibilidad total para las ANT pequeñas elegibles” para obtener más información sobre esta flexibilidad para las PEQUEÑAs PHA.
11. Fecha de entrada en vigor. Este aviso es efectivo en el momento de la emisión.

8

12. Ley de Reducción de Papeles. Los requisitos de recopilación de información a que se refiere este aviso han sido aprobados por la Oficina de Gestión y Presupuesto (OMB) en virtud de la Ley de Reducción de Papeles de 1995 (44 U.S.C. 3520) y asignados a los números de control de la OMB 2577– 0226, 2577-0157, 2577-0274 y asignados a los números de control de la OMB 2577– 0226, 2577-0157, 2577-0274 y 2535-0107.
13. Más información. Para obtener más información acerca de este aviso, las PHA pueden enviar un correo electrónico a PIHOCI@HUD.gov.

    ____________/s/____________________ Dominique Blom
    Subsecretario Adjunto Adjunto General

    para vivienda pública e india