Have MFH Field Offices been given guidance on how housing providers should prepare and respond to COVID-19?

The Office of MFH provides regular direction to field staff. On March 3, the Office sent an email message to external stakeholders that encouraged stakeholders to share information from the Centers for Disease Control and Prevention (CDC) on the Coronavirus with residents, stakeholders, and others. Please see the following information regarding Emergency Preparedness, Planning, Identification and Messaging for Aging and Disabled Networks: https://www.naccho.org/uploads/downloadable-resources/Capacity-Building-Toolkit-for-Aging- and-Disability-Networks-2-5-19.pdf

What emergency preparedness steps does HUD recommend or require property owners and agents take?

Owners and agents should generally follow CDC guidelines and the directions given by local health officials for emergency preparedness. Chapter 38 of Handbook 4350.1 , Emergency and Disaster Guidance, should also be consulted. The CDC provides guidance for communities, businesses and schools that can assist housing providers. Please see the following information as well regarding Emergency Preparedness, Planning, Identification and Messaging for Aging and Disabled Networks: https://www.naccho.org/uploads/downloadable-resources/Capacity-Building-Toolkit-for-Aging- and-Disability-Networks-2-5-19.pdf

What emergency funds can owners and agents access for outbreak preparedness and response (including extra supplies, additional administrative hours, and staff overtime), and what kind of approval do housing providers need from HUD in order to access the funds?

Multifamily property owners and agents can access property operating accounts for all reasonable and necessary COVID-19 related preparedness and response actions, including supplies, staff hours, and overtime. No advance HUD approval is required to access operating account funds. To the extent that owner advances are required, owners should receive HUD approval in advance, especially if the owner expects repayment before the distribution of annual (or semi-annual) surplus cash. For those properties with reserve for replacement accounts and residual receipts accounts, funds should be accessed according to current policy in Handbook 4350.1, Chapter 4 (for reserve for replacement accounts), for eligible items. If the owner is seeking to use reserve for replacement and residual receipt funds for non-eligible uses, approval must be received from HUD field staff in advance.

In light of concerns about site visits to HUD properties, what is the status of REAC inspections on MFH properties?

Until further notice, Multifamily is postponing all REAC property inspections for all Multifamily properties. Where there is an exigent circumstance or reason to believe that there is a threat to life or property at a specific location, inspections will be conducted by HUD quality assurance inspectors in compliance with CDC guidelines. Please note, this answer supersedes the initial guidance offered in the first version of this document on 3/12/20.

In light of concerns about site visits to HUD properties, what is the status of Management and Occupancy Reviews (MORs) performed by Performance-Based Contract Administrators (PBCAs)?

HUD recognizes that the President’s March 13, 2020, emergency determination related to COVID-19 constitutes a significant administrative action that could disrupt performance under the Annual Contributions Contracts (ACC). HUD is hereby relieving PBCAs operating under both ACCs from notifying HUD that the Presidential emergency determination either limits, or in some cases, prevents, PBCAs from carrying out MORs and related activities. HUD is therefore suspending standard MORs until the PBCA determines that local conditions no longer limit or prevent the PBCA from performing MORs safely. HUD is looking into a flexible model that would allow PBCAs to adapt to local conditions in a way that allows them to continue MORs on a modified basis to ensure acceptable conditions in HUD properties. Additional guidance and specifications will be forthcoming. Please note, this answer supersedes the initial guidance offered in an earlier version of this document on 3/13/20.

In the event of HUD office closures and/or staff working remotely, what will be the process for subsidy contract renewals and funding actions?

Multifamily field and headquarters staff will process subsidy contract renewals and related funding actions remotely. Contract renewals and funding actions should still be submitted electronically via the local or Regional office email box, with a copy to the assigned Account Executive/Resolution Specialist, the Funding Specialist, and Branch Chief. Hard copies should still be submitted to the field office.

In the event of office closures, how will MFH Production handle the submission of applications since typically HUD requires an original and two hard copies of the application along with a physical thumb drive for certain types of projects?

HUD will permit applications and related documents to be submitted electronically, using a secure cloud storage service, as determined by the lender, instead of hard copies. HUD will arrange for architectural plans and specifications to be sent to the processing construction analyst identified at the concept meeting to be reviewed remotely.

Actualización multifamiliar del Coronavirus

Posted On: marzo 17, 2020

La última actualización de Coronavirus Multifamiliares

Esta actualización aborda los siguientes temas. Puede encontrar el documento completo aquí.

¿Se ha dado orientación a las oficinas sobre el terreno de la MFH sobre cómo deben prepararse y responder los proveedores de vivienda a COVID-19?

La Oficina de MFH proporciona una dirección regular al personal de campo. El 3 de marzo, la Oficina envió un mensaje de correo electrónico a las partes interesadas externas en el que se animaba a las partes interesadas a compartir información de los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC) sobre el Coronavirus con residentes, partes interesadas y otros. Consulte la siguiente información sobre Preparación para Emergencias, Planificación, Identificación y Mensajería para Redes de Envejecimiento y Discapacitados: https://www.naccho.org/uploads/downloadable-resources/Capacity-Building-Toolkit-for-Aging- y-Disability-Networks-2-5-19.pdf

¿Qué medidas de preparación para emergencias recomienda HUD o requiere que tomen los propietarios y agentes?

Los propietarios y agentes generalmente deben seguir las pautas de los CDC y las instrucciones dadas por los funcionarios de salud locales para la preparación para emergencias. También se debe consultar el capítulo 38 del Manual 4350.1, Guía de Emergencias y Desastres.

Los CDC proporcionan orientación para comunidades, empresas y escuelas que pueden ayudar a los proveedores de vivienda. Consulte la siguiente información también sobre preparación para emergencias, planificación, identificación y mensajería para redes de envejecimiento y discapacitados: https://www.naccho.org/uploads/downloadable-resources/Capacity-Building-Toolkit-for-Aging y discapacitados-redes-2-5-19.pdf

¿A qué fondos de emergencia pueden acceder los propietarios y agentes para la preparación y respuesta ante brotes epidémicos (incluidos los suministros adicionales, las horas administrativas adicionales y las horas extraordinarias del personal), y qué tipo de aprobación necesitan los proveedores de vivienda de HUD para acceder a los fondos?

Los propietarios y agentes de propiedades multifamiliares pueden acceder a las cuentas operativas de propiedad para todas las acciones de preparación y respuesta relacionadas con COVID-19 razonables y necesarias, incluidos suministros, horas de personal y horas extras. No se requiere aprobación anticipada de HUD para acceder a los fondos de la cuenta operativa.

En la medida en que se requieran anticipos de propietarios, los propietarios deben recibir la aprobación de HUD por adelantado, especialmente si el propietario espera el reembolso antes de la distribución de efectivo excedente anual (o semestral). Para aquellas propiedades con reserva para cuentas de reemplazo y cuentas de recibos residuales, se debe acceder a los fondos de acuerdo con la política actual en el Manual 4350.1, Capítulo 4 (para la reserva para cuentas de reemplazo), para artículos elegibles. Si el propietario está tratando de utilizar la reserva para los fondos de reemplazo y recepción residual para usos no elegibles, la aprobación debe ser recibida del personal de campo de HUD por adelantado.

A la luz de las preocupaciones acerca de las visitas al sitio a las propiedades de HUD, ¿cuál es el estado de las inspecciones REAC en las propiedades de MFH?

Hasta nuevo aviso, Multifamily está posponiendo todas las inspecciones de propiedades REAC para todas las propiedades multifamiliares. Cuando exista una circunstancia o razón exigente para creer que existe una amenaza a la vida o a la propiedad en un lugar específico, los inspectores de control de calidad de HUD llevarán a cabo inspecciones de conformidad con las directrices de los CDC. Tenga en cuenta que esta respuesta sustituye a la orientación inicial ofrecida en la primera versión de este documento el 3/12/20.

A la luz de las preocupaciones acerca de las visitas al sitio a las propiedades de HUD, ¿cuál es el estado de las revisiones de administración y ocupación (MOR) realizadas por los administradores de contratos basados en el rendimiento (PBCA)?

HUD reconoce que la determinación de emergencia del Presidente del 13 de marzo de 2020 relacionada con COVID-19 constituye una acción administrativa significativa que podría interrumpir el desempeño bajo los Contratos Anuales de Contribuciones (ACC). Hud está aliviando que las PBC que operan bajo ambos ACA notifiquen a HUD que la determinación de emergencia presidencial limita, o en algunos casos, impide que las PBCA lleven a cabo MORs y actividades conexas. Por lo tanto, HUD está suspendiendo los MOR estándar hasta que la PBCA determine que las condiciones locales ya no limitan o impiden que el PBCA realice MORs de forma segura.

HUD está estudiando un modelo flexible que permitiría a los PBC adaptarse a las condiciones locales de una manera que les permita continuar los MORs de forma modificada para garantizar condiciones aceptables en las propiedades de HUD. Se proporcionarán instrucciones y especificaciones adicionales.
Tenga en cuenta que esta respuesta sustituye a la orientación inicial ofrecida en una versión anterior de este documento el 3/13/20.

En caso de cierre de oficinas de HUD y/o personal que trabaje a distancia, ¿cuál será el proceso para las renovaciones de contratos de subsidio y las acciones de financiación?

El personal multifamiliar sobre el terreno y la sede procesará las renovaciones de contratos de subsidios y las acciones de financiación conexas de forma remota. Las renovaciones de contratos y las acciones de financiamiento deben presentarse electrónicamente a través del buzón de correo electrónico de la oficina local o regional, con una copia al Ejecutivo/Especialista de Resolución de Cuentas asignado, al Especialista de Financiamiento y al Jefe de Sucursal. Las copias impresas deben presentarse a la oficina de campo.

En caso de cierre de la oficina, ¿cómo manejará MFH Production el envío de solicitudes, ya que normalmente HUD requiere un original y dos copias impresas de la aplicación junto con una unidad de memoria USB física para ciertos tipos de proyectos?

HUD permitirá que las solicitudes y documentos relacionados se presenten electrónicamente, utilizando un servicio seguro de almacenamiento en la nube, según lo determine el prestamista, en lugar de copias impresas. HUD organizará que los planes arquitectónicos y las especificaciones se envíen al analista de construcción de procesamiento identificado en la reunión del concepto para ser revisado remotamente.

You can always find the latest Multifamily Coronavirus Update on the HUD website at this address. When you get to the page, look in the “What’s New” section in the right-hand column.